Valtoris Videokonferenstjänst VIPU

6.11.2024

Ärendets beteckning AD/114/2024

Artiklarna 12–14 i EU:s allmänna dataskyddsförordning (679/2016)

1. PERSONUPPGIFTSANSVARIG

Personuppgiftsansvariga är domstolarna och Domstolsverket, som i fråga om olika informationssystem upprättar behandlingsavtal enligt vad som överenskommits mellan Domstolsverket och domstolarna i arrangemanget om gemensamt personuppgiftsansvar.

2. ARBETSDOMSTOLENS DATASKYDDSOMBUD

Meeri Julmala
Föredragande vid arbetsdomstolen
Telefonnummer: 029 56 43350 (registratorskontoret)
E-postadress: tyotuomioistuin(at)oikeus.fi

3. HELHETEN AV BEHANDLINGSÅTGÄRDER


Valtoris Videokonferenstjänst VIPU (”VIPU”)

4. ÄNDAMÅLET MED BEHANDLINGEN AV PERSONUPPGIFTERNA OCH DEN RÄTTSLIGA GRUNDEN FÖR BEHANDLINGEN


Videokonferenstjänsten VIPU används som en kommunikationslösning som uppfyller informationssäkerhetskravet och dataskyddsregleringen i samband med rättskipningsuppgifter och andra myndighetsuppgifter. Behandlingen av personuppgifter i Videokonferenstjänsten VIPU omfattar behandling vid distansmöten och andra kontakter

  • vid domstolarnas rättskipningsuppgifter samt
  • i domstolarnas övriga myndighetskommunikation såväl internt mellan arbetstagarna som externt med intressentgrupperna (artikel 6.1 c och e i EU:s allmänna dataskyddsförordning och 4 § 2 punkten i dataskyddslagen).
Personuppgifter behandlas dessutom som en del av det praktiska tekniska genomförandet, avgörandet av supportbegäranden, felsökningen och utvecklandet av tjänsten. Personuppgifter behandlas vid behov också som uppföljning av användningen och utlämnandet av uppgifter samt för utredning av tekniska fel i informationssystemet.

5. REGISTRERADE OCH DE KATEGORIER AV PERSONUPPGIFTER SOM BEHANDLAS


Gruppen av registrerade utgörs av användarna av VIPU-tjänsten, dvs:

  • domstolsanställda som använder VIPU-tjänsten i samband med sina arbetsuppgifter (domare, föredragande, kanslipersonal, sakkunnigledamöter, högskolepraktikanter och andra praktikanter)
  • personer som uträttar ärenden vid domstolarna, såsom parter, vittnen, biträden, tolkar och översättare.
När VIPU-applikationen används är de personuppgifter som behandlas förnamn, efternamn, e-postadress och eventuellt organisation.

Personuppgifter som behandlas i fråga om audiovisuell information är en persons röst och/eller video. Bild och ljud används endast när användaren vid videokonferens har aktiverat kameran eller använt sin egen mikrofon.

Personuppgifter som behandlas i samband med det praktiska genomförandet, felsökningen av supportbegäranden och utvecklandet av tjänsten är namn, e-postadress och eventuellt videobild.

Personuppgifter som behandlas i samband med identifiering i anslutning till videokonferenserna i VIPU-tjänsten är e-postadress, användaridentifikation eller identifieringsuppgifter som skaffas via den externa identifieringstjänsten (suomi.fi).

6. MOTTAGARE ELLER KATEGORIER AV MOTTAGARE AV PERSONUPPGIFTER


Rättsregistercentralen (”RRC”) behandlar personuppgifter för domstolarnas och Domstolsverkets (personuppgiftsansvariga) räkning. Domstolarnas serviceavtal, genom vilket Valtoris tjänster skaffas för domstolarna, har ingåtts med Rättsregistercentralen.


I fråga om logguppgifterna vid produktionen och användningen av VIPU-tjänsten är

Valtori, Elisa Videra Oy och Salesforce personuppgiftsbiträden.


När det krävs stark autentisering för att få tillgång till VIPU-tjänsten är

Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata (”MDB”) personuppgiftsansvarig i Suomi.fi-tjänsten.


Uppgifter i myndighetshandlingar får lämnas ut till den som begär dem i enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999).

7. ÖVERFÖRING AV PERSONUPPGIFTER TILL TREDJELÄNDER


Personuppgifter överförs inte till länder utanför EU eller EES eller till internationella organisationer.

8. LAGRINGSTID FÖR PERSONUPPGIFTER


Om videokonferensen inte spelas in, raderas uppgifterna efter att mötet avslutats. Om videokonferensen spelas in (t.ex. inspelning av utbildning), lagras inspelningen och uppgifterna i systemet i 3 månader.

Inläggen i chatten utanför videokonferenserna lagras i 6 månader. Delade filer som lagras i systemet lagras i 7 dagar.

Logguppgifterna lagras i tjänsten i 2 år.

I Salesforce lagras uppgifter som omfattas av avtal 7 år efter det att avtalet har upphört, om inte något annat har avtalats separat i avtalet. Ovan nämnda lagring avser uppgifter som behandlas i supportbegäranden i allmänhet. I supportbegäranden behandlas inte logguppgifter eller samlas in uppgifter om deltagare eller besökare osv. Personuppgifter behandlas inte i supportbegärandena annat än i fråga om de kontaktuppgifter som lämnats.

9. DEN REGISTRERADES RÄTTIGHETER


Dataskyddsrättigheterna beror på vilka grunder personuppgifterna behandlas. Personuppgifter behandlas för fullgörande av en lagstadgad förpliktelse och på grund av uppgifter i anslutning till myndighetsverksamhet (artikel 6.1 c och e i EU:s allmänna dataskyddsförordning och 4 § 2 punkten i dataskyddslagen).

Publicerad 11.11.2024