Valtorin Videoneuvottelupalvelu VIPUa koskeva tietosuojaseloste

28.10.2024

Asian tunnus TT/114/2024

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016) 12–14 artiklat

1. REKISTERINPITÄJÄ

Rekisterinpitäjinä ovat tuomioistuimet ja Tuomioistuinvirasto, joka laatii eri tietojärjestelmien osalta käsittelysopimukset siten, kuin yhteisrekisterinpitäjyyttä koskevassa järjestelyssä on Tuomioistuinviraston ja tuomioistuinten kesken sovittu.

2. TYÖTUOMIOISTUIMEN TIETOSUOJAVASTAAVA

Meeri Julmala
Työtuomioistuimen esittelijä
Puhelinnumero: 029 56 43350 (kirjaamo)
Sähköposti: tyotuomioistuin(at)oikeus.fi

3. KÄSITTELYTOIMIEN KOKONAISUUS

Valtorin Videoneuvottelupalvelu VIPU (”VIPU”)

4. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA OIKEUDELLINEN PERUSTE

VIPU videoneuvottelupalvelua käytetään tietoturvavaatimuksen ja tietosuojasääntelyn täyttävänä viestintäratkaisuna lainkäyttötehtävien ja muiden viranomaistehtävien yhteydessä. VIPU videoneuvottelupalvelussa tapahtuva henkilötietojen käsittely kattaa käytön etäkokouksissa ja muussa yhteydenpidossa

• tuomioistuinten lainkäyttötehtävissä sekä
• tuomioistuinten muussa viranomaisviestinnässä niin sisäisesti työtekijöiden kesken kuin ulkoisesti sidosryhmien kanssa (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c ja e-alakohta ja tietosuojalain 4 §:n 2 kohta).

Henkilötietoja käsitellään lisäksi osana käytännön teknistä toteutusta, tukipyyntöjen ratkaisemista, vianselvitystä sekä palvelun kehittämistä. Henkilötietoja käsitellään tarvittaessa myös tietojen käytön ja luovutuksen seurantana sekä tietojärjestelmän teknisten virheiden selvittämiseen.

5. REKISTERÖIDYT JA KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIETORYHMÄT

Rekisteröityjen ryhmän muodostavat VIPU-palvelun käyttäjät, joita ovat:

• tuomioistuinten työntekijät, jotka käyttävät VIPU-palvelua työtehtäviensä yhteydessä (tuomarit, esittelijät, kansliahenkilökunta, asiantuntijajäsenet, korkeakouluharjoittelijat ja muut harjoittelijat)
• tuomioistuimissa asioivat henkilöt, kuten asianosaiset, todistajat, avustajat, tulkit sekä kääntäjät.

VIPU-sovellusta käytettäessä käsiteltäviä henkilötietoja ovat etunimi, sukunimi, sähköposti sekä mahdollisesti organisaatio.

Audiovisuaalisten tietojen osalta käsiteltäviä henkilötietoja ovat henkilön ääni ja/tai videokuva. Kuvaa ja ääntä käytetään ainoastaan silloin, kun käyttäjä on videoneuvottelussa ottanut kameran käyttöön tai käyttänyt omaa mikrofoniaan.

Käytännön toteutuksen, tukipyyntöjen vianselvittelyn ja palvelun kehittämisen yhteydessä käsiteltäviä henkilötietoja ovat nimi, sähköposti ja mahdollisesti videokuva.

VIPU:n videoneuvotteluihin liittymiseen tapahtuvan tunnistautumisen yhteydessä käsiteltäviä henkilötietoja ovat sähköposti, käyttäjätunnus tai ulkoisen tunnustuspalvelun (suomi.fi) kautta hankittava tunnistustieto.

6. HENKILÖTIETOJEN VASTAANOTTAJAT TAI VASTAANOTTAJIEN RYHMÄT

Oikeusrekisterikeskus (”ORK”) käsittelee henkilötietoja tuomioistuinten ja Tuomioistuinviraston (rekisterinpitäjät) lukuun. Tuomioistuinten palvelusopimus, jonka kautta Valtorin palvelut hankitaan tuomioistuimille, on solmittu Oikeusrekisterikeskuksen kanssa.

VIPU-palvelun tuottamisen ja käytön lokitietojen osalta henkilötietojen käsittelijöinä toimivat Valtori, Elisa Videra Oy sekä Salesforce.

Kun VIPU-palveluun pääsyyn edellytetään vahvaa tunnistautumista, rekisterinpitäjänä Suomi.fi-palvelussa henkilötietojen käsittelijänä toimii Digi- ja väestötietovirasto (”DVV”).

Viranomaisen asiakirjoihin sisältyviä tietoja voidaan luovuttaa niitä pyytävälle viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti.

7. HENKILÖTIETOJEN SIIRTÄMINEN KOLMANSIIN MAIHIN

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.

8. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Mikäli videoneuvottelua ei tallenneta, tiedot poistuvat kokouksen päättymisen jälkeen. Jos videoneuvottelu tallennetaan (esim. koulutustallenne), tallenne ja tiedot säilyvät järjestelmässä 3 kuukautta.

Neuvottelujen ulkopuoliset keskusteluviestit säilyvät 6 kuukautta. Järjestelmään tallennetut jaetut tiedostot säilyvät 7 päivää.

Lokitiedot säilyvät palvelussa 2 vuoden ajan.

Salesforcessa säilytetään sopimusten alaista tietoa 7 vuotta sopimuksen päättymisen jälkeen, ellei sopimuksessa ole sovittu muuta erikseen. Edellä mainittu säilytys tarkoittaa tukipyynnöissä käsiteltäviä tietoja yleisesti. Tukipyynnöillä ei käsitellä lokitietoja tai kerätä dataa osallistujista tai kävijöistä ym. Henkilötietoja ei käsitellä tukipyynnöillä muutoin, kuin annettujen yhteystietojen osalta.

9. REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Tietosuojaoikeudet riippuvat siitä, millä perusteella henkilötietoja käsitellään. Henkilötietoja käsitellään lakisääteisen velvoitteen toteuttamiseksi sekä viranomaistoimintaan liittyvien tehtävien vuoksi (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c ja e alakohta sekä tietosuojalain 4 §:n 2 kohta).