Valtorin Videoneuvottelupalvelu VIPUa koskeva tietosuojaseloste

Valtorin Yhteinen Videoneuvottelupalvelu (”VIPU”) 

11.9.2025

Asian tunnus TT/136/2025

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016) 12–14 ja 30 artiklat

1. REKISTERINPITÄJÄT

Rekisterinpitäjinä ovat tuomioistuimet ja Tuomioistuinvirasto, joka laatii eri tietojärjestelmien osalta käsittelysopimukset siten, kuin yhteisrekisterinpitäjyyttäAvautuu uuteen välilehteen koskevassa järjestelyssä on Tuomioistuinviraston ja tuomioistuinten kesken sovittu.

2. TYÖTUOMIOISTUIMEN YHTEYSHENKILÖ

Outi Anttila

Työtuomioistuimen presidentti

Puhelinnumero: 029 56 43350 (kirjaamo)

Sähköposti: tyotuomioistuin(at)oikeus.fi

3. TIETOSUOJAVASTAAVAT

Työtuomioistuin

Krista Kalske

Työtuomioistuimen esittelijä

Puhelinnumero: 029 56 43377

Sähköposti: krista.kalske(at)oikeus.fi

Yhteisrekisterinpitäjyyden osalta myös:

Tuomioistuinvirasto

Puhelinnumero: 0295650503

Sähköposti: tuomioistuinvirasto.tietosuoja(at)oikeus.fi

4. KÄSITTELYTOIMIEN KOKONAISUUS

Valtorin Yhteinen Videoneuvottelupalvelu (”VIPU”)

5. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA OIKEUDELLINEN PERUSTE

VIPU videoneuvottelupalvelua käytetään tietoturvavaatimuksen ja tietosuojasääntelyn täyttävänä viestintäratkaisuna lainkäyttötehtävien ja muiden viranomaistehtävien yhteydessä. VIPU videoneuvottelupalvelussa tapahtuva henkilötietojen käsittely kattaa käytön etäkokouksissa ja muussa yhteydenpidossa

- tuomioistuinten lainkäyttötehtävissä sekä

- tuomioistuinten muussa viranomaisviestinnässä niin sisäisesti työtekijöiden kesken kuin ulkoisesti sidosryhmien kanssa (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c ja e-alakohta ja tietosuojalain 4 §:n 2 kohta).

Henkilötietoja käsitellään lisäksi osana käytännön teknistä toteutusta, tukipyyntöjen ratkaisemista, vianselvitystä sekä palvelun kehittämistä. Henkilötietoja käsitellään tarvittaessa myös tietojen käytön ja luovutuksen seurantana sekä tietojärjestelmän teknisten virheiden selvittämiseen.

6. REKISTERÖIDYT JA KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIETORYHMÄT

Rekisteröityjen ryhmän muodostavat VIPU-palvelun käyttäjät, joita ovat:

- tuomioistuinten työntekijät, jotka käyttävät VIPU-palvelua työtehtäviensä yhteydessä (tuomarit, esittelijät, kansliahenkilökunta, asiantuntijajäsenet, korkeakouluharjoittelijat ja muut harjoittelijat)

- tuomioistuimissa asioivat henkilöt, kuten asianosaiset, todistajat, avustajat, tulkit sekä kääntäjät.

VIPU-sovellusta käytettäessä käsiteltäviä henkilötietoja ovat etunimi, sukunimi, sähköposti sekä mahdollisesti organisaatio.

Audiovisuaalisten tietojen osalta käsiteltäviä henkilötietoja ovat henkilön ääni ja/tai videokuva. Kuvaa ja ääntä käytetään ainoastaan silloin, kun käyttäjä on videoneuvottelussa ottanut kameran käyttöön tai käyttänyt omaa mikrofoniaan.

Käytännön toteutuksen, tukipyyntöjen vianselvittelyn ja palvelun kehittämisen yhteydessä käsiteltäviä henkilötietoja ovat nimi, sähköposti ja mahdollisesti videokuva.

VIPU:n videoneuvotteluihin liittymiseen tapahtuvan tunnistautumisen yhteydessä käsiteltäviä henkilötietoja ovat sähköposti, käyttäjätunnus tai ulkoisen tunnustuspalvelun (suomi.fi) kautta hankittava tunnistustieto.

7. HENKILÖTIETOJEN VASTAANOTTAJAT TAI VASTAANOTTAJIEN RYHMÄT

Oikeusrekisterikeskus (”ORK”) käsittelee henkilötietoja tuomioistuinten ja

Tuomioistuinviraston (rekisterinpitäjät) lukuun. Tuomioistuinten palvelusopimus, jonka kautta Valtorin palvelut hankitaan tuomioistuimille, on solmittu Oikeusrekisterikeskuksen kanssa.

VIPU-palvelun tuottamisen ja käytön lokitietojen osalta henkilötietojen käsittelijöinä toimivat Valtori, Elisa Videra Oysekä Salesforce.

Kun VIPU-palveluun pääsyyn edellytetään vahvaa tunnistautumista, rekisterinpitäjänä Suomi.fi palvelussa toimii Digi- ja väestötietovirasto (”DVV”).

Viranomaisen asiakirjoihin sisältyviä tietoja voidaan luovuttaa niitä pyytävälle viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti.

8. HENKILÖTIETOJEN SIIRTÄMINEN KOLMANSIIN MAIHIN

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.

9. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Mikäli videoneuvottelua ei tallenneta, tiedot poistuvat kokouksen päättymisen jälkeen. Jos videoneuvottelu tallennetaan (esim. koulutustallenne), tallenne ja tiedot säilyvät järjestelmässä 3 kuukautta.

Neuvottelujen ulkopuoliset keskusteluviestit säilyvät 6 kuukautta. Järjestelmään tallennetut jaetut tiedostot säilyvät 7 päivää.

Lokitiedot säilyvät palvelussa 2 vuoden ajan.

Salesforcessa säilytetään sopimusten alaista tietoa 7 vuotta sopimuksen päättymisen jälkeen, ellei sopimuksessa ole sovittu muuta erikseen. Edellä mainittu säilytys tarkoittaa tukipyynnöissä käsiteltäviä tietoja yleisesti. Tukipyynnöillä ei käsitellä lokitietoja tai kerätä dataa osallistujista tai kävijöistä ym. Henkilötietoja ei käsitellä tukipyynnöillä muutoin, kuin annettujen yhteystietojen osalta.

10. REKISTERÖIDYN OIKEUDET

10.1. REKISTERÖIDYN TARKASTUSOIKEUS

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada tutustua henkilötietoihin. Jos tietoja käsitellään, rekisteröidyllä on oikeus saada EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 15 artiklassa mainitut tiedot.

Niiden henkilötietojen osalta, joihin rekisteröidyllä ei ole käyttöoikeuksia järjestelmien kautta, voi rekisteröity tehdä tarkastuspyynnön rekisterinpitäjälle.

Sen, joka haluaa EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 15 artiklassa mainitut itseään koskevat tiedot, on esitettävä tätä koskeva pyyntö rekisterinpitäjälle siten, että rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tunnistaa. Jos henkilö kuitenkin pyytää useampia jäljennöksiä, työtuomioistuin voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun (TSA 15 art. 3 kohta).

10.2. TIETOJEN OIKAISEMINEN, POISTAMINEN, KÄSITTELYN RAJOITTAMINEN JA VASTUSTAMISOIKEUS

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat virheelliset henkilötiedot EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 16 artiklan mukaisesti.

Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 17 artiklan mukaisista vaatimuksista täyttyy. Oikeutta tietojen poistamiseen ei ole kuitenkaan siltä osin kuin käsittely on tarpeen muun ohella rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Rekisteröidyllä on niin ikään oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos kyseessä on jokin EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 18 artiklassa mainituista tilanteista.

Kun henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 e kohtaan, rekisteröidyllä on oikeus vastustaa sitä. Käsittelyä voi vastustaa milloin tahansa henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseen liittyvällä perusteella. Tällöin henkilötietoja ei saa enää käsitellä, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos tietojen käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

11. OIKEUS TEHDÄ VALITUS VALVONTAVIRANOMAISELLE

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häneen liittyvässä henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (679/2016).

Valvontaviranomaisen yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki

Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki Vaihde: 029 56 6768 tietosuoja(at)om.fi

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 55 artiklan 3 kohdan mukaan asetuksen tarkoittamalla valvontaviranomaisella (Tietosuojavaltuutetun toimisto) ei ole toimivaltaa valvoa käsittelytoimia, joita tuomioistuimet suorittavat lainkäyttötehtäviensä yhteydessä.

Valtioneuvoston oikeuskanslerille tai eduskunnan oikeusasiamiehelle voi kannella, jos katsoo viranomaisen, virkamiehen tai muun julkista tehtävää hoitavan menetelleen virheellisesti tai jättäneen velvollisuutensa täyttämättä.

Yhteystiedot:

Valtioneuvoston oikeuskansleri

Käyntiosoite: Snellmaninkatu 1 A, Helsinki

Postiosoite: PL 20, 00023 VALTIONEUVOSTO

Puhelinnumero: 029 51 62902 Sähköposti: kirjaamo(at)okv.fi

Eduskunnan oikeusasiamies

Käyntiosoite: Arkadiankatu 3, 2. kerros, Helsinki

Postiosoite: Eduskunnan oikeusasiamiehen kanslia, 00102 EDUSKUNTA

Puhelinnumero: 09 4321

Sähköposti: oikeusasiamies(at)eduskunta.fi

***

KÄSITTELYTOIMISELOSTEEN MUKAISET LISÄTIEDOT (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 30 artikla)

TEKNISET JA ORGANISATORISET SUOJATOIMET

Tuomioistuin suojaa henkilötietoja kaikissa niihin kohdistuvissa käsittelytoiminnoissa sekä koko henkilötietojen käsittelyn elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojakeinoja. Henkilötietoihin pääsy- ja käsittelyoikeus myönnetään työtehtävien perusteella. Tuomioistuin varmistaa henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön osaamisen säännönmukaisilla koulutuksilla ja ohjeilla. Käsiteltävät tiedot kerätään järjestelmiin ja tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja.

VIPU palvelun osalta tietojen suojaamista toteutetaan kattavasti niin hallinnollisilla (henkilökunnan kouluttaminen ja ohjeistaminen sekä käyttöoikeushallinta jne.) kuin teknisillä suojatoimilla (tietoturva-auditointi, salaus jne.).