Työtuomioistuimen sidosryhmäyhteistyötä ja -viestintää koskeva tietosuojaseloste

29.6.2023

Asian tunnus TT/6/2023

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016) 12–14 artikla

1. REKISTERINPITÄJÄ

Työtuomioistuin
Käynti- ja postiosoite: Radanrakentajantie 5, 00520 Helsinki
Puhelinnumero: 029 56 43350
Sähköposti: tyotuomioistuin(at)oikeus.fi

2. REKISTERINPITÄJÄN YHTEYSHENKILÖ

Krista Kalske
Työtuomioistuimen esittelijä
Puhelinnumero: 029 56 43350 (kirjaamo)
Sähköposti: tyotuomioistuin(at)oikeus.fi

3. TIETOSUOJAVASTAAVA

Meeri Julmala
Työtuomioistuimen esittelijä
Puh: +358 29 56 43383
sähköpostiosoite: tyotuomioistuin(at)oikeus.fi

4. SIDOSRYHMÄYHTEISTYÖ JA -VIESTINTÄ

Sidosryhmäyhteistyö ja sidosryhmien kanssa viestiminen on osa työtuomioistuimen ja sen asiantuntijoiden päivittäistä työtä. Sidosryhmiin kuuluvien henkilöiden henkilötietojen käsittely on tarpeellista sidosryhmien tavoittamiseksi, tapaamisten järjestämiseksi sekä yhteistyön ja vuorovaikutuksen ylläpitämiseksi.

Tehokkaan viestinnän tukemiseksi voidaan luoda ja ylläpitää sähköpostijakelulistoja ja hyödyntää Webropol-palvelua. Sähköpostijakelulistojen ja Webropol-palvelun kautta voidaan esimerkiksi ottaa yhteyttä, välittää kutsuja sidosryhmätapaamisiin, vastaanottaa ilmoittautumisia ja palautetta sekä jakaa tiedotteita ajankohtaisista asioista. Webropol-palvelua käytettäessä yhteydenotot välitetään yleensä sähköpostiosoitteisiin.

5. MIHIN HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELY PERUSTUU?

Työtuomioistuin käsittelee henkilötietoja sidosryhmäyhteistyön yhteydessä viranomaistoimintaan liittyvien tehtävien vuoksi (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e-alakohta ja tietosuojalain 4 §:n 2 kohta). Työtuomioistuimen tehtävät on määritelty tuomioistuinlaissa (673/2016, 6 luku 1 §) ja oikeudenkäynnistä työtuomioistuimessa annetussa laissa (646/1974). Sidosryhmäyhteistyön kautta työtuomioistuin toteuttaa tehtäväänsä hyvän hallinnon perusteita noudattaen sekä edistäen osallistumis- ja vaikutusmahdollisuuksia, tiedonsaantia ja toiminnan avoimuutta, mistä on säädetty muun ohella hallintolaissa (434/2003) ja viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa (621/1999). Sidosryhmäyhteistyön yhteydessä muodostuvan materiaalin käsittelyä sääntelee myös julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annettu laki (906/2019).

6. MITÄ HENKILÖTIETOJA KERÄTÄÄN?

Työnantaja- ja työntekijäjärjestöjen edustajat, työtuomioistuimessa asioivat asiamiehet, työtuomioistuimen asiantuntijajäsenet ja muihin sidosryhmäverkostoihin kuuluvat henkilöt muodostavat rekisteröityjen ryhmän. Myös työtuomioistuimen henkilöstön henkilötietoja käsitellään sidosryhmäyhteistyössä.

Käsiteltäviä tietoja ovat esimerkiksi sidosryhmäverkostoihin kuuluvien henkilöiden organisaatio, työtehtävä sekä nimi- ja yhteystiedot, kuten sähköpostiosoite ja puhelinnumero.

7. KUKA KÄSITTELEE HENKILÖTIETOJA JA KENELLE HENKILÖTIETOJA LUOVUTETAAN?

Sidosryhmäyhteistyössä käsitellään henkilötietoja Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtorin Perusviestipalvelun (Microsoft Outlook ja Skype) avulla. Sidosryhmäyhteistyöstä vastaava virkamies voi käsitellä tarpeellisia henkilötietoja sidosryhmäyhteistyön edellyttämällä tavalla, esimerkiksi säilyttäen niitä käyttöoikeusrajoitetuissa kansioissa palvelimella tai päätelaitteella. Sidosryhmäyhteistyössä käsiteltävästä asiasta voidaan viedä tietoja myös työtuomioistuimen asianhallintaan.

Tietojen käsittelyä on ulkoistettu Webropol Oy:lle. Webropol-palvelua käytetään sidosryhmäyhteistyössä muun muassa yhteystietojen, ilmoittautumisten ja palauteen keräämiseen.

Sidosryhmätapaamisesta voidaan luoda tallenteita, joiden tarkoituksena on turvata, että myös sellaiset, jotka eivät ole päässeet osallistumaan tilaisuuteen, voivat perehtyä myöhemmin asiaan.

Jos sidosryhmätapaaminen järjestetään työtuomioistuimen tiloissa, ilmoittautuneiden henkilötiedot viedään toimitilojen turvallisuuspalveluhenkilöstölle kulunvalvontaa varten.

Sidosryhmäyhteistyössä- ja viestinnässä luovutetaan sidosryhmässä olevien henkilöiden tietoja sidosryhmän muille jäsenille esimerkiksi kokouskutsujen (esimerkiksi sähköpostiosoitteet) ja tapaamisten yhteydessä (esimerkiksi chat-kommentit sekä sähköpostiin tallentuva keskusteluhistoria) sekä tarvittaessa myös muutoin sidosryhmäyhteistyön edellyttämällä tavalla. Tietoja voidaan myös luovuttaa niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti.

Kun kyseessä on tavanomainen sidosryhmäyhteistyö vailla kansainvälisiä kytkentöjä, henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille. Jos sidosryhmäyhteystyö edellyttää henkilötietojen luovuttamista kolmanteen maahan, arvioidaan henkilötietojen siirron peruste tietosuoja-asetuksen 5 luvun mukaisesti.

8. KUINKA KAUAN TIETOJA SÄILYTETÄÄN?

Sidosryhmäyhteistyössä käytettäviä tietoja päivitetään sidosryhmäyhteistyöhön osallistuvien henkilöiden tai organisaatioiden ilmoitusten mukaisesti. Henkilötietoja säilytetään sidosryhmäyhteistyön kannalta tarpeellinen aika. Sidosryhmäyhteistyöhön osallistuvia on pyydetty ilmoittamaan mahdollisimman pian tietojen muutoksista, ettei tarpeettomia tai vanhentuneita henkilötietoja käsiteltäisi.

Viestinnässä käytettäviin työkaluihin voi jäädä sidosryhmäyhteistyöhön osallistuvien henkilötietoja. Esimerkiksi Outlook-palvelussa tiedot säilyvät, kunnes käyttäjä itse poistaa ne siirtämällä sähköpostiviestin Outlook-palvelun Saapuneet-kansiosta Poistetut-kansioon ja tyhjentämällä kyseisen kansion. Kun Poistetut-kansio tyhjennetään, kyseiset poistetut kohteet säilyvät järjestelmässä enintään 30 päivän ajan ennen niiden lopullista poistamista. Erityisten henkilötietojen osalta käytetään lyhennettyä säilytysaikaa.

Asianhallintaan kirjattavia tietoja säilytetään tiedonhallintasuunnitelman ja arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti. Asian käsittelyn kannalta tarpeellisia tietoja säilytetään vähintään käsittelyn keston ajan. Asian käsittelyn päättymisen jälkeen säilytysaika riippuu tiedoista ja käyttötarkoituksesta. Tiedot hävitetään tietoturvallisella tavalla niiden säilytysajan päätyttyä tai ne siirretään Kansallisarkistoon arkistoitavaksi, mikäli Kansallisarkisto on seulontapäätöksessään määrännyt tietoaineiston arkistoitavaksi.

9. MILLAISIA TIETOSUOJAOIKEUKSIA REKISTERÖIDYLLÄ ON?

Tietosuojaoikeudet riippuvat siitä, millä perusteella henkilötietoja käsitellään. Työtuomioistuin käsittelee henkilötietoja sidosryhmäyhteistyön yhteydessä viranomaistoimintaan liittyvien tehtävien vuoksi (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e-alakohta ja tietosuojalain 4 §:n 2 kohta).

Rekisteröidyllä on oikeus saada läpinäkyvää informaatiota henkilötietojen käsittelystä ja saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin. Jos tietoja käsitellään, rekisteröidyllä on oikeus saada EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) 15 artiklassa mainitut tiedot.

Niiden henkilötietojen osalta, joihin rekisteröidyllä ei ole käyttöoikeuksia järjestelmien kautta, voi rekisteröity tehdä tarkastuspyynnön rekisterinpitäjälle.

Sen, joka haluaa EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 15 artiklassa mainitut itseään koskevat tiedot, on esitettävä tätä koskeva pyyntö rekisterinpitäjälle siten, että rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tunnistaa. Omat tiedot on oikeus saada maksutta. Jos henkilö kuitenkin pyytää useampia jäljennöksiä, työtuomioistuin voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun. (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 15 artiklan 3 kohta)

Tietosuoja-asetus takaa rekisteröidylle tietyin poikkeuksin oikeuden tietojen oikaisemiseen sekä oikeuden tietojen poistamiseen.

10. OIKEUS TEHDÄ VALITUS VALVONTAVIRANOMAISELLE

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häneen liittyvässä henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (679/2016).

Valvontaviranomaisen yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Vaihde: 029 56 6768
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi