Työtuomioistuimen muuta toimintaa kuin lainkäyttötoimintaa tai sidosryhmäyhteistyötä- ja viestintää koskeva tietosuojaseloste

29.6.2023

Asian tunnus TT/6/2023

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016) 12–14 artikla

1. REKISTERINPITÄJÄ

Työtuomioistuin
Käynti- ja postiosoite: Radanrakentajantie 5, 00520 Helsinki
Puhelinnumero: 029 56 43350
Sähköposti: tyotuomioistuin(at)oikeus.fi

2. REKISTERINPITÄJÄN YHTEYSHENKILÖ

Krista Kalske
Työtuomioistuimen esittelijä
Puhelinnumero: 029 56 43350 (kirjaamo)
Sähköposti: tyotuomioistuin(at)oikeus.fi

3. TIETOSUOJAVASTAAVA

Meeri Julmala
Työtuomioistuimen esittelijä
Puhelinnumero: 029 56 43350 (kirjaamo)
Sähköposti: tyotuomioistuin(at)oikeus.fi

4. KÄSITTELYTOIMIEN KOKONAISUUS

Työtuomioistuimen muun toiminnan kuin lainkäytön tai sidosryhmäyhteistyön ja
-viestinnän yhteydessä käsiteltävät henkilötiedot. Myös työtuomioistuimen henkilöstön (ml. sivutoimiset asiantuntijajäsenet sekä korkeakoulu- ja muut harjoittelijat) henkilötietojen käsittelemisestä on laadittu erillinen tietosuoja- ja käsittelytoimiseloste.

5. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA OIKEUDELLINEN PERUSTE

Henkilötietoja käsitellään työtuomioistuimen lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi (EU:n yleinen tietosuoja-asetus (TSA) 6 art. 1 c) ja koska käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi (TSA 6 art. 1 e).

Henkilötietojen käsittelyn keskeinen oikeudellinen perusta mainittujen yleisen tietosuoja-asetuksen säännösten lisäksi:

• tietosuojalaki (2018/1050)
• laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019)
• tuomioistuinlaki (673/2016) 1 luku 2 §
• laki oikeudenkäynnistä työtuomioistuimessa (646/1974)
• valtion virkamieslaki (750/1994)
• valtion virkamiesasetus (971/1994)
• hallintolaki (434/2003)
• laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004) 2 luku
• turvallisuusselvityslaki (726/2014)
• arkistolaki (831/1994)

Osa käsiteltävistä tiedoista on salassa pidettäviä. Salassapito perustuu muun ohella viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettuun lakiin (621/1999).

6. REKISTERÖIDYT JA KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIETORYHMÄT

Rekisteröityjen ryhmiä ovat:

• tietopyyntöjen tekijät
• rekisteröidyn tietosuojaoikeuksia koskevien pyyntöjen tekijät
• viranhakijat
• työtuomioistuimen vieraat
• vuokranantajien edustajat
• turvallisuus- ja kiinteistöpalveluja tuottavien tahojen edustajat
• myyntilaskuasiakkaiden edustajat
• ostolaskujen toimittajien edustajat

Käsiteltävät henkilötiedot voidaan ryhmitellä seuraavasti:

• Henkilön nimi, virkanimike, syntymäaika, henkilötunnus, henkilönumero, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, pankkitiedot, kansalaisuus, äidinkieli ja sukupuoli.

• Esimerkiksi koulutus- ja työkokemustiedot, muut hakijan hakemuksensa tueksi toimittamat tiedot kuten nimikirja, ansioluettelo, koulu- ja opintotodistukset, työtodistukset, hakijan ilmoittamat suosittelijat, muut työnhakuun ja virantäytön ehtoihin liittyvät tarpeelliset tiedot sekä soveltuvuusarviointien tiedot.

• Myynti- ja ostolaskutiedot, vuokranantajatiedot, turvallisuusselvitystiedot, kameravalvonta.

7. HENKILÖTIETOJEN TIETOLÄHTEET

Henkilötiedot saadaan pääosin rekisteröidyltä itseltään.

Muita tietolähteitä ovat esimerkiksi:

• sopimukset (organisaation yhteyshenkilöt)
• Suojelupoliisi (turvallisuusselvitystiedot)
• Tuomioistuinvirasto
• tuomarinvalinta- ja -koulutuslautakunta
• muut tuomioistuimet
• oppilaitokset
• työnhakijan työnantajat
• Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus Palkeet
• Vuokranantajat
• kameravalvonta

8. HENKILÖTIETOJEN VASTAANOTTAJAT TAI VASTAANOTTAJIEN RYHMÄT

Viranomaisen asiakirjoihin sisältyviä tietoja voidaan luovuttaa viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa siirtämällä asia toimivaltaiselle viranomaiselle (hallintolaki 21 §).

Tietoja voidaan luovuttaa esimerkiksi Tuomioistuinvirastolle, tuomarinvalintalautakunnalle, tuomarinkoulutuslautakunnalle, muille tuomioistuimille, turvallisuus- ja kiinteistöpalveluita tuottaville palveluntarjoajille, Suojelupoliisille, Senaatti-kiinteistöille ja oppilaitoksille.

Työtuomioistuin on yhteisrekisterinpitäjä Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus Palkeiden kanssa muun ohella ostolasku, hankinta ja sopimusjärjestelmän sekä Valtiolle.fi-rekrytointijärjestelmän osalta.

Henkilötietojen vastaanottajat, jotka esimerkiksi käsittelevät tietoja työtuomioistuimen lukuun:

• Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori
• Oikeusrekisterikeskus
• Tietojärjestelmätoimittajat (esimerkiksi Visma, SoftCo Finland Oy, Fujitsu Finland Oy ja TietoEVRY).

9. KOLMANTEEN MAAHAN TAI KANSAINVÄLISELLE JÄRJESTÖLLE SUORITETTUJEN HENKILÖTIETOJEN SIIRTOJEN RYHMÄT

Lähtökohtaisesti tietoja ei luovuteta eikä siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Mikäli sovitaan, että toimittaja saa siirtää henkilötietoja Euroopan talousalueen ulkopuolelle, sopijapuolet huolehtivat siitä, että henkilötietojen siirto toteutetaan Suomessa sovellettavan lainsäädännön mukaisesti.

10. TIETOJEN SÄILYTYSAJAT

Tiedot säilytetään ja hävitetään Kansallisarkiston päätöksen ja tiedonohjaussuunnitelman sekä arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti. Määräajan säilytettävät asiakirjat hävitetään tietoturvallisesti määräajan päätyttyä. Kansallisarkiston pysyvästi säilytettäväksi määräämät asiakirjat siirretään Kansallisarkistoon arkistoitavaksi.

11. PROFILOINTI JA AUTOMAATTINEN PÄÄTÖKSENTEKO

Työtuomioistuin ei tee profilointia käsittelemiensä henkilötietojen perusteella. Työtuomioistuimessa ei tehdä automaattiseen päätöksentekoon perustuvia päätöksiä.

12. REKISTERÖIDYN OIKEUDET

12.1. REKISTERÖIDYN TARKASTUSOIKEUS

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada tutustua henkilötietoihin. Jos tietoja käsitellään, rekisteröidyllä on oikeus saada EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 15 artiklassa mainitut tiedot.

Sen, joka haluaa EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 15 artiklassa mainitut itseään koskevat tiedot, on esitettävä tätä koskeva pyyntö rekisterinpitäjälle siten, että rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tunnistaa.

12.2. TIETOJEN OIKAISEMINEN, POISTAMINEN, KÄSITTELYN RAJOITTAMINEN JA VASTUSTAMISOIKEUS

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat virheelliset henkilötiedot EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 16 artiklan mukaisesti.

Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 17 artiklan mukaisista vaatimuksista täyttyy. Oikeutta tietojen poistamiseen ei ole kuitenkaan siltä osin kuin käsittely on tarpeen esimerkiksi rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten.

Rekisteröidyllä on niin ikään oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos kyseessä on jokin EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 18 artiklassa mainituista tilanteista.

Kun henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 e kohtaan, rekisteröidyllä on oikeus vastustaa sitä. Käsittelyä voi vastustaa milloin tahansa henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseen liittyvällä perusteella. Tällöin henkilötietoja ei saa enää käsitellä, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos tietojen käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

13. OIKEUS SAATTAA ASIA TIETOSUOJAVALTUUTETUN KÄSITELTÄVÄKSI

Rekisteröidyllä on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuojalainsäädäntöä.

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 HELSINKI
Puhelinnumero: 029 56 66700
Sähköposti: [email protected]