Asiakirjajulkisuuskuvaus

Tiedonhallintayksikön on julkisuusperiaatteen toteuttamista varten ylläpidettävä kuvausta sen hallinnoimista tietovarannoista ja asiarekisteristä (laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019) 28 §, jäljempänä tiedonhallintalaki). Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on antaa yleiskuva tiedonhallintayksikön tiedonhallinnasta ja asiarekisteristä. Tuomioistuin on tiedonhallintalaissa tarkoitettu tiedonhallintayksikkö.

Asiakirjajulkisuuskuvauksen tietojen avulla yleisö ja asianosaiset voivat yksilöidä entistä paremmin tieto-pyyntönsä julkisuuslain edellyttämällä tavalla (laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 921/1999 13.1 §, jäljempänä myös JulkL). Tietopyyntö tulee yksilöidä siten, että viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntö koskee.

Asiarekisteri muodostuu tiedonhallintayksikön asianhallinnan eri osuuksista ja sen vastuulla olevista tie-tovarannoista. Asiarekisteri on looginen tietovaranto, joka pitää sisällään useita tietovarantoja, jotka muodostuvat toisaalta asianhallintaan ja tietojärjestelmiin kirjatuista rekisteröintitiedoista ja toisaalta niin digitaalisessa kuin paperimuodossakin olevista tietoaineistosta ja asiakirjoista. Tietoaineistojen ja asiakirjojen hakutekijät vaihtelevat asiarekisterin eri osuuksien, tietovarantojen ja tietojärjestelmien välillä.

Tässä asiakirjassa on kerrottu tietopyyntöjen tekemistä varten tarvittavia tietoja yleisesti ja tietovaranto-kohtaisesti. Tietovarannon kohdalla on kerrottu hakutekijöitä, joiden avulla tietopyyntö on mahdollista yksilöidä.

Tietojen luovutusten edellytyksistä

Jos asiakirja on julkinen, eikä ole muita tekijöitä, jotka rajoittavat asiakirjan antamista, tietopyyntöä ei tarvitse perustella tai kertoa, mihin tietoa käytetään. Pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta tai asiakirjoista, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus. Myös muita tietoja voidaan tarvita luovutuksen lainmukaisuuden varmistamiseksi. Esimerkiksi henkilötietoja sisältävien asiakirjojen luovuttaminen saattaa edellyttää lisätietoja henkilötietojen suojaamisesta (JulkL 13.2 §). Myös se, missä muodossa tiedot pyydetään annettavaksi, esimerkiksi nähtäväksi vai sähköisenä, tulosteena vai kopiona, voi vaikuttaa siihen, mitä lisätietoja tarvitaan (JulkL 16 §). Usein tietopyynnön toteuttamisen yhteydessä nousee tarve esittää tarkentavia kysymyksiä, joten yhteistietojen antaminen helpottaa yhteistyötä asiakirjapyynnön toteuttamisen yhteydessä.

Asiakirjan tyypistä riippuen työtuomioistuin luovuttaa pyydetyt tiedot joko sähköisesti tai paperisina. Niihin tietoihin, joita ei ole mahdollista luovuttaa sähköisesti eikä paperisina, voi tutustua työtuomioistuimen tiloissa.

Salassa pidettävään tietoaineistoon kohdistuva tietopyyntö

Hakijalla, valittajalla sekä muulla, jonka oikeutta, etua tai velvollisuutta asia koskee (asianosainen), on oikeus saada asiaa käsittelevältä tai käsitelleeltä viranomaiselta tieto muunkin kuin julkisen asiakirjan sisällöstä, joka voi tai on voinut vaikuttaa hänen asiansa käsittelyyn (JulkL 11 §). Asianosaisjulkisuudella pyritään turvaamaan asianosaisen omaa oikeusturvaa silloin, kun viranomaisessa päätetään tai on päätetty asianosaista koskevasta oikeudesta, edusta tai velvollisuudesta.

Jos tietopyyntö kohdistuu salassa pidettävään asiakirjaan tai tietoaineistoon, tietojen saaminen edellyttää viranomaisen lupaa. Viranomainen voi, jollei lailla toisin säädetä, antaa yksittäistapauksessa luvan tietojen saamiseen salassa pidettävästä asiakirjastaan tieteellistä tutkimusta, tilastointia taikka viranomaisen suunnittelu- tai selvitystyötä varten, jos on ilmeistä, ettei tiedon antaminen loukkaa niitä etuja, joiden suojaamiseksi salassapitovelvollisuus on säädetty (JulkL 28 §).

Pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta tai asiakirjoista, luvan hakijan tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus. Luvan hakijan on huolehdittava tarvittavista toimenpiteistä tietojen suojaamiseksi asiattomalta pääsyltä, luovuttamiselta ja muulta laittomalta käsittelyltä. Lupaa ei voida myöntää silloin, kun hakijan kykyä suojata saamansa tiedot voidaan perustellusti epäillä.

Lisätietoa ja lomakkeita liittyen tietopyynnön tekemiseen viranomaisen salassa pidettävistä asioista löydät seuraavalta sivustolta:

https://oikeus.fi/tuomioistuimet/fi/index/asiointijajulkisuus/lomakkeet/hakemustietojensaamiseksi.html

Tietojen maksullisuudesta

Tietojen maksullisuudesta löydät tietoa seuraavalta sivustolta:

https://www.oikeus.fi/tuomioistuimet/fi/index/asiointijajulkisuus/maksut.html

Lisätietoja maksuperusteista löydät myös oikeusministeriön maksuperusteasetuksesta:

https://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2021/20211121

Tietopyynnön tekeminen käytännössä

Tietopyynnöt pyydetään toimittamaan työtuomioistuimen sähköpostitse tai kirjeitse. Yhteystiedot ovat alla.

Halutessasi voit tulla tutustumaan asiakirjoihin myös työtuomioistuimeen. Tällöin pyydämme kuitenkin mahdollisuuksien mukaan ilmoittamaan tietopyynnöstä etukäteen työtuomioistuimen kansliaan.

Jos tietopyyntö koskee viranomaisen salassa pidettävää asiaa, katso myös kohta Salassa pidettävään tie-toaineistoon kohdistuva tietopyyntö.

Jos pyyntösi koskee tietosuojaoikeuksiesi käyttöä, voit katsoa tarkempia tietoja työtuomioistuimen verkkosivujen www.tyotuomioistuin.fi kohdasta Tietosuojaselosteet.

Työtuomioistuimen yhteystiedot

Sähköpostiosoite: tyotuomioistuin(at)oikeus.fi

Posti- ja käyntiosoite: Sörnäistenkatu 1, 00580 Helsinki.

Puhelinvaihde: 029 56 43350

Tietojen antaminen

Tieto julkisesta asiakirjasta annetaan mahdollisimman pian, viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön vastaanottamisesta. Jos asian käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä (esim. pyydettyjä asiakirjoja on paljon tai niihin sisältyy salassa pidettäviä osia) tai muutoin tavanomaista suuremman työmäärän, asia ratkaistaan ja tieto julkisesta asiakirjasta annetaan viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön vastaanottamisesta. (JulkL 14.4 §)

Tietovarannot

1. Lainkäyttöasioiden tietovaranto

1.1 Tietovarannon käyttötarkoitus

Tietovarantoa pidetään yllä työtuomioistuimen lainkäyttöasioiden käsittelyä ja seurantaa varten.

1.2 Tietovarannon tietoaineistot

Tietovarantoon tallennetaan lainkäyttöasian käsittelyn edellyttämät tiedot, kuten asian ja asiankäsittelyprosessin yksilöintitiedot, asianosaiset, muut asiaan osalliset sekä heidän edustajansa ja avustajansa, asiassa suoritetut välitoimet, asiaan liittyvät asiakirjat sekä asian ratkaisu.

1.3 Tietojen hakutekijät

Lainkäyttöasioiden tietovarannosta tietoja voi hakea esimerkiksi asian diaarinumerolla, tehtäväluokalla (riita-asia, lausuntoasia tai valitusasia) tai asianimellä (esim. työrauha, työsuhteen päättäminen, palkkaus, työehtosopimuksen yleissitovuus). Niin ikään tietoja voi hakea asiakirjan tyypillä tai tyypin tarkenteella (esim. haastehakemus, vastaus, lausuma) tai otsikolla. Tietovarannosta on mahdollista hakea tietoja myös asianosaistiedolla.

Tietopyynnön yhteydessä on suositeltavaa ilmoittaa asian tai asiakirjojen mahdollisimman tarkat tiedot, kuten asian diaarinumero, asiakirjan päivämäärä ja pyydettävien asiakirjojen tyyppi tai otsikko, jos ne ovat tiedossa. Tämä usein edesauttaa pyydetyn asiakirjan yksilöintiä, tietopyynnön käsittelyä ja tietojen luovuttamista. Jos diaarinumero ei ole tiedossa, sitä voi tiedustella työtuomioistuimelta. Diaarinumero voidaan hakea esimerkiksi asian vireilletulopäivän, tehtäväluokan, asianimen tai asianosaistietojen perusteella.

Oikeusrekisterikeskus voi luovuttaa oikeudenkäynnin julkisia perustietoja tai muita diaaritietoja valtakunnallisesti.

1.4 Tietojärjestelmät

Lainkäyttöasioiden tietovaranto koostuu kahdesta asianhallintajärjestelmästä: Lotus Notes ja HAIPA. Tietoja käsitellään myös operatiivisissa järjestelmissä.

Lainkäyttöasioiden tietovarantoon kuuluvia asiakirjoja säilytetään valvotuissa ja pääsynhallinnalla varustetuissa verkkoympäristöissä sekä toimitiloissa.

1.5 Tietojen rajavuodet

Pysyvästi säilytettävät asiakirjat vuosilta 1947 – 1970 on siirretty Kansallisarkistoon.

1.6 Saatavuus teknisen rajapinnan kautta

Tietoja ei ole saatavissa teknisen rajapinnan avulla.

2. Hallinnollisten asioiden tietovaranto

2.1 Tietovarannon käyttötarkoitus

Hallinnollisten asioiden tietovarantoa pidetään yllä työtuomioistuimen hallinnollisten asioiden käsittelyä ja seurantaa varten sekä asiakirjajulkisuuden toteuttamiseksi, tietopyyntöjen yksilöimiseksi, asiakirjojen ja muiden niitä vastaavien tietojen jäsentämiseksi, asiankäsittelyyn liittyvien toimenpiteiden järjestämiseksi ja asiankäsittelyaikojen seuraamiseksi. Lisäksi tietovarantoon tallennetaan tieto esimerkiksi valtion henkilöstön palvelussuhdeasioiden, palkanmaksun ja käyttöoikeuksien hoitamiseksi. Hallinnolliset asiat jakautuvat yleis-, henkilöstö- sekä talous- ja materiaalihallintoasioihin. Tietojen käsittely on tarpeen tiedonhallintayksikön lakisääteisten oikeuksien ja velvollisuuksien täyttämiseksi.

2.2 Tietovarannon tietoaineistot

Hallinnollisten asioiden tietovarantoon rekisteröidään tieto käsiteltävistä asioista, asioiden käsittelyvaiheista ja asian käsittelyyn liittyvistä asiakirjoista. Tietovarantoon rekisteröidään siten tiedot asian vireillesaattajasta ja asiaryhmästä sekä asiatyypin yksilöivä tieto. Lisäksi tietovarantoon rekisteröidään tieto asialla suoritetuista välitoimista, kuten selvityksistä tai lausunnoista, sekä tieto asian päättävästä toimesta. Asiakirjasta yksilöidään sen tyyppi tai nimike, saapumis- tai laatimisajankohta sekä tieto asiakirjan lähettäjästä, laatijasta tai hyväksyjästä. Mikäli asiakirja on saapunut muulla tavoin kuin sähköpostilla, rekisteröidään myös tieto asiakirjan saapumistavasta.

2.3 Tietojen hakutekijät

Hallinnollisten asioiden tietovarannosta tietoja voi hakea esimerkiksi asian diaarinumerolla, asiakirjan tyypillä tai nimikkeellä. Tietovarannosta on myös mahdollista hakea tietoja asianosaisen tai muun henkilön tiedolla. Tietopyynnön yhteydessä kannattaa ilmoittaa asiakirjan tai asian päivämäärä, jos se on tiedossa. Tämä usein edesauttaa pyydetyn asiakirjan yksilöintiä. Työtuomioistuimelta voi tiedustella myös muita asian diaaritietoja, joiden avulla asiakirjapyyntö on mahdollista yksilöidä tarkemmin.

2.4 Tietojärjestelmät

Hallinnollisten asioiden tietovarannon tietojenkäsittelyyn hyödynnetään Lotus Notes -asianhallintajärjestelmää sekä operatiivisia valtion henkilöstö-, talous- ja materiaalihallinnon tietojärjestelmiä (esim. Kieku, Handi, Sidonnaisuus- ja sivutoimirekisteri, M2, Herkkä, IDM käyttövaltuushallinta, Pointti, HRM ja Pallas).

Hallinnollisten asioiden tietovarantoon kuuluvia asiakirjoja säilytetään valvotuissa ja pääsynhallinnalla varustetuissa verkkoympäristöissä sekä toimitiloissa.

2.5 Tietojen rajavuodet

Pysyvästi säilytettävät asiakirjat vuosilta 1947 – 1970 on siirretty Kansallisarkistoon.

2.6 Saatavuus teknisen rajapinnan kautta

Tietoja ei ole saatavissa teknisen rajapinnan avulla.